Ferramentas de Colaboração – O Que São e Para Que Servem?

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ferramentas colaborativas

As ferramentas de colaboração podem aumentar a produtividade da sua empresa.

Caso você esteja pensando em aumentar a produtividade dos seus funcionários, leia atentamente este artigo. Fizemos uma pesquisa na internet sobre o assunto, e descobrimos que muitas ferramentas de colaboração já são utilizadas no nosso cotidiano.

Rotinas Diárias

Muitos de nós já descobriram que a Tecnologia não gera nada novo, ela apenas facilita o trato com muitas coisas e os processos que fazem parte do nosso dia a dia,  da nossa rotina. Quando algo que envolve tecnologia aparece para nos ajudar de fato, “a coisa pega”. Agora imagine estas facilidades tecnológicas agregando valor e facilitando o dia a dia dos negócios … algumas destas facilidades também podem ser chamadas de ferramentas de colaboração.

E-mail

Pois bem, O e-mail é uma ferramenta que já usamos há algum tempo no meio e,presarial. Apesar de não ser a mais moderna entre as ferramentas de colaboração, ainda agrega um diferencial básico do conceito colaborativo, que é unir pessoas para trabalharem em projetos de maneira unificada.

Vídeo-conferência

Atualmente temos disponível, e até utilizamos bastante, muitos outros recursos chamados de ferramenta de colaboração. Um outro bastante conhecido é a Vídeo-Conferência. Algumas empresas desenvolvedoras as disponibilizam gratuitamente, enquanto outras oferecem recursos adicionais, e por isso cobram a instalação. Mas o que importa é que o princípio da funcionalidade é o mesmo – Conectar indivíduos para que possam atuar ou até mesmo trabalhar juntos, como em reuniões de trabalho ou naqueles simples bate-papo sem compromisso algum.

Redes Corporativas

Também contamos com as redes sociais corporativas, que utilizam uma interface semelhante aquelas que já utilizamos nas redes sociais abertas, como o Facebook, por exemplo. Nas redes sociais corporativas, inserimos projetos, marcamos as pessoas envolvidas, e cada uma dessas pessoas incluem posts referentes a sua participação nas tarefas, conforme o projeto vai se desenrolando. O importante aqui é que, além de eliminar um grande número de trocas de e-mails, a ferramenta deixará tudo devidamente documentado caso alguém venha a precisar do histórico, com os acontecimentos e ocorrências apresentados em ordem cronológica.

Compartilhamento de Arquivos

Mais uma facilidade oferecida pelas ferramentas de colaboração, e que representa um avanço agregado aos projetos pelas ferramentas de produtividade, é o Compartilhamento de Arquivos em Tempo Real. Antes desse recurso existir, os arquivos só podiam ser acessados na rede por apenas um usuário de cada vez. Isso impedia  que mais do que um usuário pudesse  interagir  com o mesmo documento simultaneamente.

Se o material estivesse em uso, era preciso que a pessoa salvasse uma versão adicional na sua máquina para, então, trabalhar no documento. Isso gerava várias cópias de um mesmo arquivo, e retrabalho como consequência, além da perda de versões importantes de arquivos duplicados por falhas humanas. As ferramentas de colaboração aumentaram a produtividade, pois permitem a interação de mais de uma pessoa no arquivo que precisa ser acessado, ao mesmo tempo, e de forma compartilhada. Com estas ferramentas, é possível ver, em tempo real, o que cada um está fazendo em cada parte do trabalho. Isso é possível graças à computação em nuvem, ou “cloud computing” – os arquivos não precisam mais serem baixados nas máquinas pessoais, pois ficam acessíveis a múltiplos usuários num ambiente completamente virtual.

Precisamos ressaltar que tratamos de apenas alguns dos vários recursos que temos atualmente. Há ambientes online para o desenho e desenvolvimento conjunto de projetos, rotinas e fluxo de trabalho, agendas de tarefas colaborativas… para todos os gostos e necessidades.

Para finalizar este artigo, lembramos que a mensagem que fica sobre este tema, é que precisamos considerar que as ferramentas de colaboração partem de dois princípios:

  • Comunicação entre as partes envolvidas e
  • Compartilhamento de Conhecimento.

Quando mais integradas, online e menos retrabalho elas proporcionarem, melhor.

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